Заказ поставщику: точка заказа, страховой запас и объём закупки
Управление4 мин чтения
Когда делать заказ поставщику и сколько заказывать: формула точки заказа, страховой запас, пример расчёта и автоматическая задача при минимальном остатке.
Заказ поставщику отправляют, пока товар ещё есть: в момент, когда на полке осталось ровно столько, сколько успеют купить за время доставки, плюс небольшой резерв. Если ждать, пока полка опустеет, магазин несколько дней отвечает покупателям «нет в наличии», и они уходят к соседям.
Ниже — как найти этот порог, сколько заказывать, разбор на примере автомагазина и порядок, при котором закупка не держится на памяти одного кладовщика.
Расчёт за минуту
- Возьмите продажи позиции за последние 4–8 недель и разделите на число дней.
- Уточните у поставщика, сколько дней проходит от заявки до поступления на склад.
- Решите, на сколько дней продаж держать резерв.
- Порог = продажи за день × дни доставки + резерв.
- Партия = продажи за день × число дней до следующего заказа.
Как считать порог для заказа
Порог для заказа — это остаток, который подаёт сигнал «пора»; в закупках его называют точкой заказа, а резерв — страховым запасом. Порог складывается из двух частей: того, что продастся, пока товар в пути, и резерва.
Резерв считают как продажи за день, умноженные на число «запасных» дней. Надёжному поставщику хватит 1–2 дней, тому, кто регулярно срывает сроки, — 3–5 дней.
Пример: моторное масло в автомагазине
| Показатель | Значение |
|---|---|
| Уходит за день | 6 канистр |
| Доставка | 4 дня |
| Запасные дни | 2 |
| Резерв | 6 × 2 = 12 канистр |
| Сигнал «пора заказывать» | 6 × 4 + 12 = 36 канистр |
| Заказы | раз в две недели |
| Размер партии | 6 × 14 = 84 канистры |
Как только на складе остаётся 36 канистр, уходит заявка на 84. Четыре дня машина в пути, за это время продаётся 24 канистры, и к приезду партии на полке ещё 12 — это и есть резерв.
Если заказать при остатке 10 канистр, полка опустеет меньше чем через 2 дня, и до прихода поставки магазин потеряет около 14 продаж.
Что поправить в расчёте
- Кратность у поставщика. Если масло отгружают коробками по 50, закажите 100 и сдвиньте следующую закупку.
- Сезон. Антифриз осенью продаётся в разы быстрее — считайте по прошлому сезону, а не по летним неделям.
- Распродажа. Перед акцией порог поднимают заранее.
- Срок годности. Скоропортящееся не заказывают больше, чем успеют продать.
Договор и документы
Регулярные закупки обычно оформляют договором поставки — его определяет статья 506 Гражданского кодекса РФ. Сам заказ поставщику — внутренний документ или письмо с перечнем товаров, количеством, ценой и сроком. Указывайте в нём номер договора и согласованную цену, чтобы при приёмке быстро сверить счёт.
Почему закупки срываются
- Остатки ведут в таблице, которую обновляют раз в неделю.
- Порог помнит один кладовщик — и уходит в отпуск.
- Товар лежит на двух складах, и никто не видит общую картину.
- Продажи из мессенджеров и маркетплейсов не списываются со склада.
Связанные материалы: CRM для оптовой торговли, CRM для интернет-магазина, программа для автосервиса.
Как это устроено в Mestra
Mestra (Местра) — российская CRM-система: клиенты, мессенджеры и площадки, задачи, финансы, аналитика и ИИ-оператор в одном окне. Склады находятся в разделе «Ресурсы» рядом с офисами компании.
- Остатки по каждому складу. Для каждого товара видно количество и минимум на каждом складе, а в списке складов — сколько позиций ниже минимума.
- Автоматическое списание. Остаток уменьшается при продаже или визите и увеличивается при поступлении или возврате.
- Минимальный остаток. При достижении порога появляется задача «Заказать у поставщика», а ответственный за склад получает уведомление.
- Перемещение остатков. Товар можно перевести с одного склада на другой, а журнал движений покажет, кто, когда и зачем его переместил.
- Задача как процесс. Этапы закупки — заказ, оплата, приёмка — видны на канбан-доске.
- Себестоимость. Закупочная цена и доставка указываются в карточке товара и попадают в каждый счёт клиенту, поэтому видна прибыль по каждой продаже.
Частые вопросы
Чем резерв отличается от порога заказа?
Резерв — подушка на случай задержки. Порог — сигнал отправить заявку; резерв в него уже входит.
Как часто пересматривать порог?
Раз в месяц и обязательно перед сезоном: продажи меняются, и старый порог либо замораживает деньги, либо оставляет полку пустой.
Что делать с товаром, который продаётся рывками?
Брать среднее за несколько недель и закладывать больше запасных дней. Если покупают редко, но крупно, ориентируйтесь на типичный размер такой покупки.
Нужен ли резерв на каждом складе?
Да, если склады обслуживают разных покупателей. Если товар легко перевезти между ними, хватит общего резерва.
Итог
Заказ поставщику отправляют, пока на полке осталось ровно на время доставки плюс резерв, а партию считают по продажам до следующей закупки. В Mestra минимальный остаток задаётся для каждого товара, а задача «Заказать у поставщика» появляется сама — попробуйте 15 дней бесплатно.
