Учёт на нескольких складах: как видеть остатки, перемещать товар и не терять продажи
Управление4 мин чтения
Как вести учёт на нескольких складах: остатки по каждой точке, перемещения между складами, журнал движений и минимальный остаток. Пример агентства недвижимости.
Учёт на нескольких складах — это остатки по каждой точке отдельно, перемещения между ними с записью в журнал и свой минимум для каждой позиции на каждом складе. Без этого товар формально «есть», но лежит не там, где его ждёт клиент или сотрудник.
Несколько складов бывают не только у дистрибьюторов. Агентство недвижимости хранит таблички и буклеты в головном офисе и в филиалах, сеть клиник — расходники в каждой клинике, автосервис — запчасти в двух боксах.
Расчёт за минуту
- Заведите каждый склад отдельно и привяжите его к офису или филиалу.
- Назначьте ответственного за каждый склад.
- Задайте минимальный остаток по ключевым позициям для каждого склада.
- Перемещайте товар только через документ перемещения с комментарием.
- Раз в неделю смотрите список позиций ниже минимума по всем складам.
Почему общий остаток вводит в заблуждение
На двух складах лежит 60 пачек бумаги: 57 в головном офисе и 3 в филиале. Общий остаток выглядит нормальным, но в филиале бумага закончится через два дня. Учёт по каждому складу показывает проблему заранее, и вместо срочной закупки достаточно перевезти часть остатка.
Пример: агентство недвижимости с тремя кладовыми
Агентство хранит рекламные материалы в кладовой головного офиса, в кладовой на Невском и на отдельном складе рекламных конструкций.
| Позиция | Головной офис | Невский | Минимум на точке |
|---|---|---|---|
| Табличка «Продаётся» 60×40 | 10 | 2 | 5 |
| Буклет ЖК | 15 | 40 | 50 |
| Бахилы (уп. 100 пар) | 40 | 20 | 100 |
| Бумага А4 (пачка) | 3 | 12 | 10 |
Перед выходными показами менеджер переводит 10 табличек со склада конструкций в головной офис и пишет в комментарии, для каких показов они нужны. Через месяц руководитель видит в журнале движений, кто, когда и зачем перемещал таблички, и не ищет, куда они пропали.
Перемещение между складами: что фиксировать
- Откуда и куда. Склад-отправитель и склад-получатель.
- Позиция и количество. Сколько единиц перемещено.
- Дата и сотрудник. Кто оформил перемещение.
- Причина. Короткий комментарий: под какой заказ или событие.
Если перемещения не фиксируются, недостача на одном складе и излишек на другом выглядят как ошибка учёта, хотя товар просто перевезли.
Продажа с нескольких складов
При продаже товар списывается с конкретного склада — того, который обслуживает этот офис или заказ. Важно заранее решить:
- какой склад используется по умолчанию;
- с какого склада списывать заказы филиала;
- что делать, если на нужном складе позиции нет: перемещать или продавать с другой точки.
Склады, которые больше не используются, лучше переносить в архив, а не удалять — история движений сохранится.
Связанные материалы: заказ поставщику и минимальный остаток, CRM для недвижимости, CRM для оптовой торговли.
Как это устроено в Mestra
Mestra (Местра) — российская CRM-система: клиенты, мессенджеры и площадки, задачи, финансы, аналитика и ИИ-оператор в одном окне. Склады находятся в разделе «Ресурсы».
- Список складов. У каждого склада видно адрес, офис, число позиций, сколько из них ниже минимума и ответственного.
- Склад по умолчанию и архив. Один склад отмечается основным, неиспользуемые переносятся в архив.
- Карточка склада. Остатки, позиции ниже минимума, список товаров с количеством и минимумом, поиск по названию или артикулу.
- Перемещение остатков. Товар переводится с одного склада на другой с комментарием.
- Журнал движений. Каждое перемещение и изменение остатка с датой, автором и причиной.
- Минимальный остаток. При достижении порога появляется задача «Заказать у поставщика», а ответственный получает уведомление.
- Связь с офисами. В карточке офиса видно, какие склады к нему относятся и всё ли в наличии.
Частые вопросы
Нужен ли отдельный склад для каждого филиала?
Если филиал продаёт или расходует товар сам — да. Так видно, где товар заканчивается, и кто за него отвечает.
Как учитывать товар в машине выездного сотрудника?
Как отдельный склад. Тогда видно, что выдано сотруднику, а что вернулось.
Что делать при расхождении остатков?
Сначала посмотреть журнал движений: часто расхождение — это неоформленное перемещение. Если причина не найдена, провести инвентаризацию.
Можно ли продавать товар с другого склада?
Да, если правило закреплено заранее. Иначе один и тот же товар пообещают двум клиентам.
Итог
Учёт на нескольких складах держится на трёх вещах: остатки по каждой точке, перемещения с комментарием и минимум для каждой позиции. В Mestra склады, перемещения и журнал движений собраны в разделе «Ресурсы», а позиции ниже минимума сразу превращаются в задачу — попробуйте 15 дней бесплатно.
