Как составить график работы сотрудников: виды графиков, образец и требования ТК РФ
Управление4 мин чтения
Как составить график работы сотрудников: 5/2, 2/2, сменный, нормы ТК РФ, образец графика для офиса и салона, отпуска и как распределять заявки по графику.
Составить график работы сотрудников — значит распределить смены так, чтобы в часы работы офиса и в пиковые часы клиентов всегда были люди, а нагрузка не превышала нормы Трудового кодекса. Для этого нужно знать часы работы точки, поток клиентов по часам и отпуска команды.
Ниже — виды графиков, пошаговый порядок, образец и частые ошибки.
Порядок за минуту
- Зафиксируйте часы работы офиса или точки по дням недели.
- Посмотрите, в какие часы больше всего обращений клиентов.
- Выберите тип графика: 5/2, 2/2, сменный или гибкий.
- Распределите сотрудников так, чтобы пиковые часы были закрыты с запасом.
- Внесите отпуска и подмены, ознакомьте сотрудников с графиком.
Виды графиков
| График | Как работает | Кому подходит |
|---|---|---|
| 5/2 | Пять рабочих дней, два выходных | Офисы, бухгалтерия, отдел продаж |
| 2/2 | Два дня работы, два дня отдыха, смены по 11–12 часов | Салоны, клиники, рестораны |
| Сменный | Утренняя и вечерняя смены | Контакт-центры, магазины с длинным днём |
| Гибкий | Обязательные часы + свободное начало | Менеджеры, специалисты |
Требования ТК РФ
- Неделя до 40 часов. Это стандартная норма, которую задаёт статья 91 ТК РФ.
- Предупреждение за месяц. Статья 103 ТК РФ обязывает показать сотрудникам сменный график минимум за месяц до старта.
- Суммированный учёт используют, когда при сменном графике нельзя соблюдать недельную норму: норму считают за учётный период.
Образец: офис продаж с 9:00 до 20:00
Офис работает 11 часов в день пять дней — 55 часов в неделю. Пик обращений — с 11:00 до 14:00 и с 17:00 до 19:00.
| Сотрудник | Пн–Пт | Часы в неделю |
|---|---|---|
| Менеджер 1 | 9:00–18:00 | 40 (с обедом 1 ч) |
| Менеджер 2 | 11:00–20:00 | 40 (с обедом 1 ч) |
| Менеджер 3 | 10:00–19:00 | 40 (с обедом 1 ч) |
С 11:00 до 18:00 на месте трое, а в вечерний пик до 19:00 — не меньше двух. Утром с 9:00 и вечером до 20:00 работает хотя бы один человек.
Частые ошибки
- График не совпадает с потоком клиентов. Все работают с 9 до 18, а клиенты пишут вечером.
- Отпуска не внесены. В августе половина команды в отпуске одновременно.
- Заявки уходят тем, кто не на смене. Клиент пишет в 19:30, заявка падает менеджеру, который ушёл в 18:00, и ждёт до утра.
Последнюю ошибку решает распределение заявок по графику: обращение получает только тот, кто сейчас работает.
Связанные материалы: контроль работы менеджеров, обработка лидов, учёт по филиалам.
Как это устроено в Mestra
Mestra (Местра) — российская CRM-система: клиенты, мессенджеры и площадки, задачи, финансы, аналитика и ИИ-оператор в одном окне.
- Часы работы офиса. В разделе «Ресурсы» у каждого офиса расписание по дням недели и сумма часов в неделю.
- Профиль сотрудника. Часы работы, отпуска, рабочее место и кабинет, зарплата и доход.
- Распределение заявок по графику. Обращения из мессенджеров и площадок получают только те, кто сейчас на смене и не в отпуске, с учётом специализации и загрузки.
- ИИ-ассистент в нерабочее время. Отвечает клиентам ночью и в выходные, а утром заявки ждут менеджеров.
- Календарь по сотрудникам. Видно, кто занят и у кого свободные окна.
- Аналитика по сотрудникам. Скорость первого ответа и конверсия по каждому менеджеру.
Частые вопросы
Как составить график 2 через 2?
Разделите сотрудников на две пары, которые работают в чередующиеся дни. При сменах по 12 часов используйте суммированный учёт рабочего времени.
Обязательно ли знакомить сотрудников с графиком под подпись?
Сотрудников знакомят со сменным графиком минимум за месяц, и подпись под графиком — самое надёжное доказательство, что это сделано.
Как учитывать отпуска в графике?
Внести график отпусков заранее и проверить, что в каждый период пиковые часы закрыты.
Кто получает заявки, если менеджер в отпуске?
Другие сотрудники с той же специализацией. В Mestra отпуск учитывается при распределении автоматически.
Итог
График работы сотрудников должен совпадать с часами работы офиса и потоком клиентов и соблюдать нормы ТК РФ. Учитывайте пики, отпуска и распределяйте заявки только между теми, кто на смене. В Mestra часы работы, отпуска и распределение заявок связаны — попробуйте 15 дней бесплатно.
