Остатки на складе: какой отчёт смотреть, как считать дни запаса и не замораживать деньги
Управление4 мин чтения
Как контролировать остатки на складе: отчёт по остаткам, дни запаса, замороженные деньги, позиции ниже минимума и залежавшийся товар. Пример расчёта и чек-лист.
Остатки на складе нужно контролировать с двух сторон: чтобы ходовой товар не заканчивался и чтобы в медленном товаре не лежали деньги. Для этого хватает отчёта по остаткам с минимумом, днями запаса и суммой по себестоимости.
Ниже — какие колонки нужны в отчёте, как посчитать дни запаса и что делать с каждой группой товаров.
Расчёт за минуту
- Выгрузите остатки по каждому складу.
- Добавьте среднедневные продажи за последние 4–8 недель.
- Посчитайте дни запаса: остаток ÷ продажи в день.
- Умножьте остаток на себестоимость — это деньги в товаре.
- Отметьте позиции ниже минимума и позиции с запасом больше 90 дней.
Какие колонки нужны в отчёте по остаткам
| Колонка | Что показывает |
|---|---|
| Склад | Где лежит товар |
| Остаток | Сколько единиц сейчас |
| Минимум | Когда пора заказывать |
| Продажи в день | Скорость расхода |
| Дни запаса | На сколько хватит |
| Себестоимость остатка | Сколько денег в товаре |
Пример: четыре позиции
| Позиция | Остаток | Продажи в день | Дни запаса | Себестоимость ед., ₽ | Деньги в товаре, ₽ |
|---|---|---|---|---|---|
| Фильтр масляный | 24 | 8 | 3 | 450 | 10 800 |
| Масло 5 л | 90 | 6 | 15 | 2 100 | 189 000 |
| Щётки стеклоочистителя | 60 | 0,5 | 120 | 700 | 42 000 |
| Антифриз 5 л | 200 | 1 | 200 | 1 300 | 260 000 |
Фильтров хватит на 3 дня — заказ нужен сегодня. Масла — на 15 дней, это норма. Щётки и антифриз лежат 120 и 200 дней: в них заморожено 302 000 ₽. Антифриз сезонный, и до зимы его не продать по полной цене — часть денег лучше вернуть, договорившись о возврате или акции.
Три группы товаров и что с ними делать
- Ниже минимума. Заказ поставщику сегодня, иначе продажи остановятся.
- В норме. Ничего не делать, но пересматривать минимум раз в месяц.
- Избыток. Остановить закупку, предложить акцию, переместить на склад, где товар продаётся быстрее.
Почему остатки в отчёте не совпадают с полкой
- Продажи не списываются со склада автоматически.
- Перемещения между складами не фиксируются.
- Возвраты принимаются без оформления.
- Списание брака откладывается «на потом».
Каждую из этих причин закрывает учёт, где остаток меняется вместе с продажей, а каждое движение записывается в журнал.
Связанные материалы: учёт товара на складе, заказ поставщику, кассовый разрыв.
Как это устроено в Mestra
Mestra (Местра) — российская CRM-система: клиенты, мессенджеры и площадки, задачи, финансы, аналитика и ИИ-оператор в одном окне.
- Список складов с сигналами. У каждого склада видно число позиций и сколько из них ниже минимума.
- Карточка склада. Блок «Ниже минимума» с текущим количеством и минимумом по каждой позиции.
- Товары склада. Список с количеством, минимумом и поиском по названию или артикулу.
- Журнал движений. Перемещения и изменения остатков с датой, автором и комментарием.
- Задача на заказ. При достижении минимума появляется задача «Заказать у поставщика».
- Себестоимость. Указывается в карточке товара и используется в счетах, поэтому видна прибыль каждой продажи.
Частые вопросы
Какой запас считать нормальным?
Обычно срок поставки плюс несколько дней резерва. Для товаров с поставкой за 3 дня запас больше 30–45 дней — повод проверить закупки.
Как часто смотреть отчёт по остаткам?
Позиции ниже минимума — каждый день, избыток и залежавшийся товар — раз в месяц.
Что делать с товаром, который не продаётся?
Остановить закупку, предложить скидку или комплект, вернуть поставщику, если это позволяет договор.
Нужно ли учитывать остатки по каждому складу?
Да, если складов больше одного. Общий остаток скрывает дефицит в конкретной точке.
Итог
Контроль остатков — это два вопроса: хватит ли товара до следующей поставки и сколько денег лежит без движения. Считайте дни запаса, разбирайте позиции ниже минимума каждый день, а избыток — каждый месяц. В Mestra остатки, минимумы и журнал движений видны в карточке каждого склада — попробуйте 15 дней бесплатно.
