Учёт товара на складе: как вести остатки, проводить инвентаризацию и не терять деньги
Управление3 мин чтения
Как вести учёт товара на складе: формула остатка, поступление, продажа, возврат и перемещение, инвентаризация и расхождения. Пример и программа.
Учёт товара на складе — это фиксация каждого движения товара: что пришло, что продано, что вернули, переместили или списали. Если хотя бы одно движение не записано, учётный остаток расходится с полкой, и компания узнаёт о потерях только на инвентаризации.
Ниже — формула остатка, порядок учёта, пример с цифрами и правила инвентаризации.
Расчёт за минуту
- Возьмите остаток позиции на начало месяца.
- Прибавьте все поступления от поставщиков и возвраты клиентов.
- Вычтите продажи, перемещения на другие склады и списания.
- Сравните результат с фактом на полке.
- Разницу разберите по журналу движений.
Формула остатка
Остаток на конец = Остаток на начало + Поступления + Возвраты − Продажи − Перемещения − Списания.
Пример: моторное масло за месяц
| Движение | Количество |
|---|---|
| Остаток на 1-е число | 40 |
| Поступление от поставщика | +120 |
| Возвраты клиентов | +3 |
| Продажи | −131 |
| Перемещение в другой бокс | −10 |
| Списание (повреждённая тара) | −2 |
| Учётный остаток | 20 |
| Факт на полке | 17 |
| Недостача | 3 |
Три канистры — это 3 × 1 900 ₽ = 5 700 ₽ за месяц. Если журнал показывает, что все продажи оформлены, причины ищут в приёмке, пересортице или хищении.
Что вести по каждой позиции
| Поле | Зачем |
|---|---|
| Название и артикул | Быстрый поиск и отсутствие дублей |
| Единица измерения | Штуки, упаковки, литры — без путаницы |
| Склад | Где лежит товар |
| Минимальный остаток | Когда заказывать |
| Себестоимость | Прибыль по каждой продаже |
Как проводить инвентаризацию
Порядок инвентаризации в бухгалтерском учёте описывают Методические указания, утверждённые приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. Для управленческого учёта достаточно трёх правил:
- Регулярность. Ходовые позиции — раз в месяц, остальные — раз в квартал.
- Выборочность. Не нужно пересчитывать весь склад: начните с дорогих и часто продаваемых позиций.
- Разбор причин. Каждое расхождение проверяется по журналу движений до того, как его спишут.
Частые причины расхождений
- Продажа оформлена, но товар выдан с другого склада.
- Перемещение сделано без документа.
- Пересортица: продали одну позицию, а списали похожую.
- Приёмка без пересчёта: поставщик привёз меньше, чем в накладной.
Связанные материалы: программа для склада, остатки на складе, себестоимость товара.
Как это устроено в Mestra
Mestra (Местра) — российская CRM-система: клиенты, мессенджеры и площадки, задачи, финансы, аналитика и ИИ-оператор в одном окне.
- Товары с артикулами. Карточка товара с названием, артикулом и себестоимостью.
- Остатки по складам. Количество и минимум для каждой позиции на каждом складе.
- Автоматические движения. Продажа или визит уменьшают остаток, поступление и возврат — увеличивают.
- Перемещения с комментарием. Перевод между складами фиксируется с причиной.
- Журнал движений. Кто, когда и что изменил — основа для разбора расхождений.
- Минимальный остаток. Задача «Заказать у поставщика» появляется сама, ответственный получает уведомление.
Частые вопросы
Как часто проводить инвентаризацию?
Ходовые и дорогие позиции — ежемесячно, остальные — раз в квартал или полгода.
Можно ли вести учёт товара в Excel?
На старте — да. С ростом ассортимента и числа складов таблица перестаёт успевать за продажами.
Что делать с недостачей?
Сначала проверить журнал движений, перемещения и приёмку. Списывать недостачу стоит только после разбора причин.
Нужен ли учёт товара в сфере услуг?
Да, для расходников: краски в салоне, материалов в клинике, запчастей в автосервисе.
Итог
Учёт товара держится на формуле остатка и записи каждого движения. Регулярная выборочная инвентаризация показывает потери, а журнал движений — их причины. В Mestra остатки меняются при продаже и поступлении автоматически — попробуйте 15 дней бесплатно.
