Как выставить счёт на оплату: обязательные реквизиты, НДС 22 % и график платежей
Инструкции5 мин чтения
Как выставить счёт на оплату в 2026 году: реквизиты, НДС 22 %, предоплата и рассрочка, частичная оплата, напоминание о долге. Пример и ошибки.
Хороший счёт отвечает на четыре вопроса клиента: кому платить, за что, сколько и до какого числа. Если хотя бы на один из них ответа нет, деньги приходят позже — бухгалтер клиента откладывает платёж и пишет вам за уточнением.
Формально счёт не входит в число обязательных первичных документов, но именно по нему клиент платит. Ниже — что в нём писать, пример с налогом 22 %, как разбить оплату на части и где компании чаще всего теряют время.
Порядок за минуту
- Присвойте номер по порядку, поставьте дату и последний день оплаты.
- Укажите свою компанию полностью: название, ИНН, КПП и банковские данные.
- Добавьте плательщика и опишите каждую позицию: что, сколько, по какой цене.
- Посчитайте налог в каждой строке и итог к оплате.
- Если сумма крупная, разбейте её на платежи с датами или событиями.
Что указать в счёте
| Блок | Содержание |
|---|---|
| Шапка | Порядковый номер, дата, крайний срок оплаты |
| Получатель денег | Юрлицо или ИП, ИНН и КПП, банк, БИК, номера счетов |
| Плательщик | Компания с ИНН или имя человека |
| Позиции | Наименование, количество, цена без налога, ставка и сумма НДС |
| Итог | Сколько всего перевести, в том числе налог |
| Назначение платежа | Номер счёта или договора, чтобы платёж не «потерялся» |
Состав реквизитов первичных документов описывает статья 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Счёт под неё напрямую не подпадает, но если взять этот список за образец, вопросов от банка и бухгалтерии клиента будет меньше.
Пример: счёт агентства с налогом 22 %
| Позиция | Цена без налога, ₽ | Налог 22 %, ₽ | К оплате, ₽ |
|---|---|---|---|
| Запуск рекламной кампании | 40 000 | 8 800 | 48 800 |
| Сопровождение кампании, месяц | 60 000 | 13 200 | 73 200 |
| Всего | 100 000 | 22 000 | 122 000 |
Когда в прайсе цена уже записана вместе с налогом, налог в ней — 22 части из 122: в сумме 122 000 ₽ это 22 000 ₽.
Как разбить оплату на части
- Одним платежом. Подходит для небольших сумм и постоянных клиентов.
- Аванс и остаток. Например, половина до старта и половина после сдачи результата.
- Равными долями по датам. Рассрочка без банка для дорогих курсов и услуг.
- По событиям сделки. В недвижимости — задаток, затем подписание договора, затем регистрация.
Если продавец получил деньги вперёд, а товар не передал вовремя, покупатель может требовать либо товар, либо деньги назад — так распределяет риски статья 487 Гражданского кодекса РФ. Поэтому сроки исполнения стоит писать в договоре так же чётко, как сроки оплаты.
Когда клиент оплатил не всё
Пришло 73 200 ₽ из 122 000 ₽. Чтобы потом не спорить, что именно оплачено, платёж раскладывают по строкам в порядке, о котором договорились, а сам счёт остаётся частично оплаченным до последнего рубля.
Где теряется время
- Нет даты, до которой нужно заплатить, — клиент платит, когда вспомнит.
- В шаблоне осталась ставка 20 %, и платёж приходит не той суммой.
- В печатную форму случайно попала внутренняя информация — маржа или комиссия менеджера.
- За просроченными счетами никто не следит, и напоминание уходит через месяц.
Связанные материалы: дебиторская задолженность, как рассчитать НДС 22 %, аванс и предоплата.
Как это устроено в Mestra
Mestra (Местра) — российская CRM-система: клиенты, мессенджеры и площадки, задачи, финансы, аналитика и ИИ-оператор в одном окне.
- Счёт из карточки клиента. Все цифры финансов и аналитики берутся из счетов.
- Строки с деталями. Тип суммы, ставка НДС, исполнитель и его доля, расходы этой продажи.
- График платежей. Разовая оплата, предоплата, рассрочка или по этапам сделки.
- Предпросмотр перед выставлением. Видно, что будет напечатано в счёте, а что останется внутренним: прибыль и комиссии.
- Частичная оплата. Платёж автоматически распределяется по строкам.
- Статус по фактической оплате. Счёт меняет статус, когда приходят деньги.
- Реквизиты филиала. Счёт выставляется от имени нужного юрлица.
- Долги и напоминания. Вкладка «Долги» с днями просрочки и кнопкой «Напомнить в чате».
Частые вопросы
Можно ли обойтись без счёта?
Да, платить можно и по договору. Но со счётом клиенту не нужно искать реквизиты и считать сумму — оплата приходит быстрее.
Как выставить счёт частному лицу?
Вместо ИНН плательщика пишут его имя. Человеку удобнее заплатить по ссылке или QR-коду, чем вводить реквизиты вручную.
Что писать, если компания не платит НДС?
В строке налога ставят пометку «Без НДС» и обычно указывают, на каком основании налог не начисляется.
Как напомнить о неоплаченном счёте?
Хорошо работает ритм «за день до срока, в день срока и через три дня». Если и после этого тишина — договариваться о графике или направлять претензию.
Итог
Счёт оплачивают быстрее, когда в нём есть всё для платежа: реквизиты, позиции с налогом 22 %, итог, срок и понятный график. Следите за частичными оплатами и напоминайте о просрочке вовремя. В Mestra счета, графики платежей, налог и долги связаны с карточкой клиента — попробуйте 15 дней бесплатно.
