Дебиторская задолженность: как перестать терять деньги на неоплаченных счетах — 6 правил

Продажа не закончена, пока деньги не пришли на счёт.

Неоплаченные счета — самый незаметный способ терять деньги: в отчёте всё хорошо, а платить поставщикам и сотрудникам нечем.

Расчёт за минуту

1. Соберите все неоплаченные счета.
2. Разделите по срокам: не наступил, до 7 дней, 7–30 дней, больше 30.
3. Назначьте ответственного за каждый просроченный счёт.
4. Настройте напоминания до и после срока оплаты.

Почему это опасно

• Деньги «заморожены» — их нельзя потратить на зарплату и рекламу.
• Возникает кассовый разрыв.
• Чем старше долг, тем сложнее его получить.
• Прибыль в отчёте завышена — см. прибыль есть, а денег нет.

6 правил, которые ускоряют оплату

1. Счёт — сразу после договорённости, в той же переписке, пока клиент «горячий».
2. Предоплата хотя бы частичная — особенно для новых клиентов.
3. Понятный срок оплаты в счёте и в сообщении.
4. Напоминания по расписанию: за день до срока, в день срока, через 3 и 7 дней.
5. Ответственный за каждый счёт — менеджер, который вёл сделку.
6. Еженедельный разбор всех неоплаченных счетов с руководителем.

Взыскание дебиторской задолженности

Если напоминания не помогли, взыскание идёт по шагам: личный звонок, письменная претензия с суммой и сроком, затем суд. Для споров между компаниями по договору обычно обязателен досудебный порядок — претензию нужно направить до обращения в арбитражный суд.

Пример напоминания

«Здравствуйте, Анна! Напоминаю, что срок оплаты счёта № 145 на 48 000 ₽ — завтра. Если удобнее оплатить частями или нужен новый счёт — напишите, всё сделаем».

Вежливо, конкретно и с вариантом решения — такие напоминания работают лучше требований.

Затягивать с долгами опасно и юридически: общий срок исковой давности — три года (статья 196 ГК РФ). За просрочку оплаты можно требовать проценты за пользование чужими денежными средствами по статье 395 ГК РФ, если договор не устанавливает иное.

Как это устроено в Mestra

• Счета из карточки клиента — прямо из переписки, без отдельной программы.
• Вкладка «Долги»: все неоплаченные счета, дни просрочки и долг клиента прямо в его карточке.
• Напоминания об оплате: кнопка «Напомнить в чате» и автоматические напоминания — за день до срока, в день срока и через 3 дня.
• Лимит долга клиента: система предупредит, если клиент превышает допустимую сумму задолженности.
• Вся история общения в карточке — видно, что клиенту обещали и когда.

Частые вопросы

Какой срок оплаты ставить?

Для новых клиентов — предоплата или 3–5 дней. Для постоянных — до 14 дней. Длинные отсрочки — только крупным клиентам с хорошей историей.

Когда начинать напоминать?

За день до срока. Напоминание до просрочки воспринимается как забота, после — как претензия.

Что делать, если клиент не платит больше месяца?

Позвонить лично, предложить рассрочку, затем направить официальную претензию. Новые заказы — только по предоплате.

Итог

Дебиторская задолженность растёт тихо и бьёт по деньгам в самый неудобный момент.

Выставляйте счёт сразу, напоминайте по расписанию и назначайте ответственного. В Mestra счета, напоминания и переписка с клиентом находятся в одной карточке.