Управленческий учёт: как владельцу видеть прибыль, а не только выручку — с чего начать

Бухгалтерия отвечает на вопрос налоговой. Управленческий учёт — на вопросы владельца.

Без него решения о ценах, найме и рекламе принимаются по ощущениям, а не по цифрам.

Расчёт за минуту

1. Соберите все доходы и расходы за прошлый месяц в одном месте.
2. Разложите расходы по статьям.
3. Посчитайте прибыль и себестоимость главных товаров.
4. Повторяйте каждый месяц в один и тот же день.

Цель управленческого учёта

Цель управленческого учёта — дать владельцу и руководителям цифры для решений: какие цены ставить, кого нанимать, куда вкладывать рекламу и сколько денег можно вывести. Финансовый и управленческий учёт ведутся параллельно: первый — для государства, второй — для управления.

Чем отличается от бухгалтерского

Три главных отчёта

1. Отчёт о прибылях и убытках — заработали ли мы. См. ОПиУ.
2. Движение денежных средств — хватит ли денег. См. прибыль есть, а денег нет.
3. Себестоимость и прибыль по товарам — на чём зарабатываем. См. прибыль по каждому товару.

С чего начать: 5 шагов

1. Соберите все доходы и расходы в одном месте.
2. Разбейте расходы на понятные статьи: сырьё, доставка, реклама, зарплаты, аренда, сервисы.
3. Посчитайте полную себестоимость главных товаров.
4. Составьте первый отчёт о прибылях и убытках за прошлый месяц.
5. Повторяйте каждый месяц и сравнивайте с прошлым.

Почему учёт разваливается

• Продажи в одной системе, расходы в таблице, зарплаты в третьем месте.
• Данные вносятся раз в квартал «для отчёта».
• Нет единых статей расходов — каждый месяц считают по-разному.

Пример: управленческий учёт за первый месяц

Владелец сервисной компании собрал данные за сентябрь:

Без учёта владелец видел только выручку 1,8 млн и пустой счёт. С учётом стало понятно: прибыль есть, но почти половина её «застряла» в долгах клиентов, а реклама съедает больше, чем аренда.

Какие статьи расходов завести сразу

• Себестоимость — материалы, закупка, работа исполнителей.
• Маркетинг — реклама, площадки, продвижение.
• Персонал — оклады, проценты, взносы.
• Помещение — аренда, коммунальные платежи.
• Операционные — сервисы, связь, транспорт.
• Финансы и юридические — банк, эквайринг, бухгалтер, юрист.
• Прочие — всё, что не попало в группы выше.

Семи групп достаточно, чтобы видеть картину, и не слишком много, чтобы запутаться.

Ритм управленческого учёта

Бухгалтерский учёт обязателен по закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Управленческий учёт закон не регулирует — компания сама решает, какие отчёты, статьи и периодичность ей нужны.

Как это устроено в Mestra

• Отчёт о прибылях и убытках и подробные финансовые отчёты.
• Статьи расходов в 7 группах: себестоимость, маркетинг, персонал, помещение, операционные, финансы и юридические, прочие.
• Несколько счетов и касс: банк, наличные, карты, в рублях, долларах и евро; переводы между счетами с комиссией.
• Себестоимость в карточке товара: закупка или материалы, доля исполнителя, доставка и упаковка задаются один раз и автоматически попадают в каждый счёт.
• Комиссии сотрудников считаются автоматически по правилу — процент, фиксированная сумма, за занятие или час — после оплаты каждого счёта; в карточке видно начислено, выплачено и остаток.
• Аналитика по сотрудникам, каналам и источникам клиентов: обращения, конверсия, выручка, скорость ответа.

Частые вопросы

Нужен ли финансист для управленческого учёта?

Для старта — нет. Достаточно вносить доходы и расходы в одну систему по единым статьям.

С какого размера бизнеса нужен управленческий учёт?

С первого сотрудника. Чем раньше появится привычка считать, тем меньше ошибок при росте.

Можно ли вести учёт в Excel?

Можно, но таблицы быстро становятся неудобными. Подробно — в статье управленческий учёт в Excel или в CRM.

Итог

Управленческий учёт превращает выручку в понятную картину: где прибыль, где потери, куда двигаться.

Начните с трёх отчётов и одной системы для всех данных. В Mestra они находятся там же, где вы ведёте клиентов.