Учёт по филиалам: как управлять сетью офисов и сравнивать точки по цифрам
Управление4 мин чтения
Учёт по филиалам: что вести по каждой точке, как разграничить доступы, сравнивать выручку и скорость ответа и выставлять счета с реквизитами филиала.
Учёт по филиалам — это система, в которой каждая точка сети видна отдельно: её выручка, клиенты, сотрудники, склады и расписание, — а руководитель может сравнить точки между собой. Без такого учёта сеть видит только общий итог и не понимает, какой филиал её тянет, а какой тормозит.
Отдельный учёт нужен уже со второго офиса. Чем больше точек, тем дороже ошибка: слабый филиал месяцами съедает прибыль сильных.
Расчёт за минуту
- Заведите каждый филиал с адресом, руководителем, сотрудниками и часами работы.
- Привяжите к филиалу его склады, кабинеты, залы и рабочие места.
- Настройте доступ: сотрудники видят только свой филиал, руководство — всю сеть.
- Выставляйте счета с реквизитами юрлица филиала.
- Раз в месяц сравнивайте филиалы по выручке, конверсии и скорости ответа.
Что учитывать по каждому филиалу
| Блок | Что вести | Зачем |
|---|---|---|
| Карточка | Адрес, телефон, руководитель, часы работы | Клиенты и сотрудники знают, куда и когда идти |
| Команда | Кто работает в филиале | Распределение заявок и доступов |
| Места | Кабинеты, переговорные, кресла, залы | Запись без накладок |
| Склады | Остатки и минимумы по точке | Товар есть там, где нужен |
| Реквизиты | Юрлицо, налоговые данные, счёт | Правильные счета и отчётность |
| Финансы | Выручка, расходы, прибыль | Понять, окупается ли точка |
Статусы филиалов
У сети всегда есть точки на разных этапах: работающие, на ремонте, в поиске помещения, закрытые. Статус в карточке помогает не записывать клиентов в закрытый офис и не терять историю, когда точка перестала работать. Филиалы партнёров удобно отмечать отдельно — как франшизу.
Пример: сравнение трёх филиалов за месяц
| Филиал | Заявки | Сделки | Конверсия | Выручка, ₽ | Время первого ответа |
|---|---|---|---|---|---|
| Москва · Тверская | 420 | 84 | 20 % | 6 300 000 | 4 мин |
| Красногорск | 150 | 18 | 12 % | 1 260 000 | 37 мин |
| Санкт-Петербург | 260 | 47 | 18 % | 3 290 000 | 9 мин |
Красногорск получает меньше заявок и отвечает в 9 раз медленнее, чем Тверская. Если довести конверсию Красногорска до 18 %, при той же средней сделке 70 000 ₽ он сделает 27 сделок и 1 890 000 ₽ выручки — на 630 000 ₽ больше.
Доступы: каждый видит своё
Руководитель филиала должен видеть клиентов, сделки и задачи своей точки. Менеджеры соседнего филиала не должны видеть чужих клиентов — так меньше конфликтов за сделки и меньше рисков утечки базы. Владелец сети и финансовый директор видят всё.
Реквизиты и счета филиала
Если филиалы оформлены на разные юрлица или ИП, счёт клиенту должен уйти с реквизитами того, кто оказывает услугу. Ошибка в реквизитах — это возврат платежа и потерянное время. Требования к первичным документам задаёт Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
Связанные материалы: роялти во франшизе, CRM для франшизы, учёт на нескольких складах.
Как это устроено в Mestra
Mestra (Местра) — российская CRM-система: клиенты, мессенджеры и площадки, задачи, финансы, аналитика и ИИ-оператор в одном окне.
- Офисы в разделе «Ресурсы». Список филиалов с адресами, числом мест и сотрудников, офис по умолчанию.
- Статусы. Франшиза, ремонт, поиск помещения, закрыт.
- Карточка офиса. Основное, адрес с точкой на карте, команда и руководитель, часы работы с подсчётом часов в неделю, места, реквизиты и налоги, склады.
- Фильтр по филиалу. Задачи, клиенты, календарь, счета и финансы показываются по выбранному офису.
- Доступ «только свой филиал». Сотрудник видит данные только своей точки.
- Счета с реквизитами филиала. Счёт выставляется от имени нужного юрлица.
- Сравнение филиалов. В аналитике точки сравниваются между собой, а для франшизы видны выручка и роялти.
Частые вопросы
Чем филиал отличается от обособленного подразделения?
Филиал — понятие из Гражданского кодекса РФ, его указывают в учредительных документах. Обособленное подразделение — налоговое понятие для любого стационарного рабочего места вне основного адреса. Для управленческого учёта важно одно: каждую точку видно отдельно.
Нужна ли отдельная CRM для каждого филиала?
Нет. Одна система с разграничением доступа позволяет сравнивать точки и не терять клиентов при переводе между филиалами.
Как сравнивать филиалы разного размера?
По относительным показателям: конверсия, средний чек, время ответа, выручка на сотрудника.
Что делать с закрытым филиалом?
Перевести в статус «Закрыт», а не удалять: история клиентов и сделок останется.
Итог
Учёт по филиалам показывает, какая точка зарабатывает, а какая теряет клиентов. Ведите каждый филиал отдельно, ограничивайте доступы и сравнивайте точки по одинаковым показателям. В Mestra офисы, их места, склады, команды и реквизиты собраны в разделе «Ресурсы» — попробуйте 15 дней бесплатно.
