Напоминание о записи клиенту: когда отправлять, шаблоны сообщений и что делать с переносами
Продажи3 мин чтения
Напоминание о записи клиенту: когда отправлять (за 24 и за 2 часа), шаблоны для салона, клиники и автосервиса, подтверждение визита и переносы.
Напоминание о записи клиенту лучше отправлять дважды: за 24 часа, чтобы клиент успел перенести визит, и за 2 часа, чтобы не забыл о нём. В сообщении — дата, время, адрес, специалист и вопрос «Подтверждаете?».
Неявка — это пустое окно, которое уже нельзя продать. Напоминание стоит дёшево и возвращает часть этих окон. Ниже — шаблоны для разных сфер и правила отправки.
Настройка за минуту
- Выберите время: за 24 часа и за 2 часа до визита.
- Подготовьте короткий текст с датой, временем и адресом.
- Добавьте вопрос с простым ответом: «Подтверждаете?»
- Решите, кто обрабатывает переносы и отмены.
- Освободившиеся окна предлагайте клиентам из листа ожидания.
Шаблоны напоминаний
Салон красоты, за 24 часа: «Анна, здравствуйте! Напоминаем о записи завтра, 14 ноября, в 15:00 к мастеру Екатерине на окрашивание. Адрес: ул. Арбат, 5. Подтверждаете визит?»
Клиника, за 24 часа: «Сергей Иванович, добрый день! Вы записаны на УЗИ брюшной полости завтра в 9:30, кабинет 3. Приходите натощак. Если планы изменились, ответьте на это сообщение — подберём другое время.»
Автосервис, за 2 часа: «Максим, ждём вас сегодня в 18:00 на замену масла, пост 2. Если задерживаетесь, напишите — передвинем запись.»
Онлайн-консультация, за 2 часа: «Ольга, консультация с юристом начнётся сегодня в 14:00. Ссылка на встречу: [ссылка]. До встречи!»
Что писать и чего избегать
| Нужно | Не нужно |
|---|---|
| Имя клиента | Обезличенное «Уважаемый клиент» |
| Дата, время, адрес | Длинные описания услуги |
| Специалист и кабинет | Реклама и акции в том же сообщении |
| Простой ответ: да или перенос | Ссылки на личный кабинет с паролем |
Реклама в напоминании превращает служебное сообщение в рекламное, а для рекламной рассылки по закону «О рекламе» нужно отдельное согласие клиента.
Пример: эффект двух напоминаний
Клиника принимает 600 пациентов в месяц, неявки — 10 %, средний чек — 3 800 ₽. Это 60 пустых окон и 228 000 ₽. Если напоминания снизят неявки вдвое, клиника вернёт 30 визитов и 114 000 ₽ в месяц.
Что делать с переносами
- Ответ «перенесу» — сразу предложить 2–3 свободных окна.
- Отмена — освободить место и предложить его клиентам из листа ожидания.
- Нет ответа на оба напоминания — позвонить за час до визита.
Связанные материалы: напоминания клиентам, программа для записи клиентов, рассылка в Telegram и MAX.
Как это устроено в Mestra
Mestra (Местра) — российская CRM-система: клиенты, мессенджеры и площадки, задачи, финансы, аналитика и ИИ-оператор в одном окне.
- Автоматические напоминания. За 24 и за 2 часа до визита, с подтверждением или переносом.
- Онлайн-встречи. В напоминание добавляется ссылка на встречу.
- Текст готовит Mestra. Текст напоминания система составляет сама.
- Мессенджеры клиента. Напоминание приходит туда же, где идёт переписка: MAX, Telegram, ВКонтакте.
- После визита. «Как всё прошло?» и «Повторить через N дней» возвращают клиента на следующий визит.
- Календарь. Перенос виден сразу, а освободившееся окно — свободно для записи.
Частые вопросы
За сколько напоминать о записи?
За 24 часа и за 2 часа. Для ранних утренних визитов второе напоминание отправляют вечером накануне.
Что лучше: СМС или мессенджер?
Мессенджер — если клиент пишет вам там. СМС — для клиентов, которые не пользуются мессенджерами.
Нужно ли согласие клиента на напоминания?
Служебное напоминание о записи, которую сделал сам клиент, не является рекламой. Акции и предложения отправляют только с согласием на рассылку.
Что делать, если клиент не отвечает?
Позвонить за час до визита или держать запись без подтверждения до начала, а затем освобождать окно.
Итог
Два напоминания — за сутки и за 2 часа — дешёвый способ вернуть часть неявок. Пишите коротко, с датой, временем, адресом и простым вопросом. В Mestra напоминания уходят автоматически в мессенджер клиента — попробуйте 15 дней бесплатно.
