Инструкции3 мин чтения
CRM в таблице Excel или Google Sheets: когда хватит, а когда пора переходить
Как сделать CRM в Excel или Google Таблицах: структура столбцов, бесплатный шаблон и признаки того, что пора переходить на CRM-систему.
CRM в таблице — это файл Excel или Google Sheets, где каждая строка — клиент или сделка, а столбцы — контакты, источник, этап, ответственный и следующий шаг. Для старта этого достаточно: бесплатно, привычно, можно открыть доступ команде. Но когда обращений становится много, а каналов несколько, файл перестаёт успевать за работой — его заполняют с опозданием, и заявки начинают теряться.
Ниже — как её сделать, бесплатный шаблон и признаки того, что пора переходить на систему.
Как сделать CRM в Google Таблицах или Excel
Минимальная структура — 12–14 столбцов:
| Столбец | Что писать |
|---|---|
| Дата обращения | Когда человек впервые написал или позвонил |
| Имя и телефон | Контакты |
| Мессенджер | WhatsApp, Telegram, MAX, ВКонтакте |
| Источник | Авито, сайт, рекомендация, реклама |
| Этап | Новое обращение, встреча, предложение, оплачено, отказ |
| Ответственный | Кто ведёт сделку |
| Следующий шаг и дата | Что и когда сделать |
| Сумма сделки | Для подсчёта выручки по этапам |
| Причина отказа | Чтобы понимать, почему срываются сделки |
Три настройки, которые сильно упрощают работу:
- Выпадающий список для этапа — чтобы все писали одинаково.
- Закрепите первую строку с заголовками.
- Отдельный лист со сводкой: сколько сделок на каждом этапе и на какую сумму (формулы СЧЁТЕСЛИ и СУММЕСЛИ).
Бесплатный шаблон
Мы подготовили готовый шаблон: лист «Клиенты» с выпадающими списками этапов и мессенджеров и лист «Сводка», который сам считает число сделок, сумму по этапам и конверсию в оплату.
Скачать шаблон учёта клиентов (Excel) — его можно открыть в Excel или загрузить в Google Таблицы.
Плюсы и минусы такого подхода
| Плюсы | Минусы |
|---|---|
| Бесплатно | Не напоминает о задачах |
| Привычно и гибко | Не собирает сообщения из мессенджеров |
| Быстрый старт | Заполняется вручную и быстро устаревает |
| Можно дать доступ команде | Легко случайно удалить или испортить данные |
| Нет истории переписки и контроля качества общения |
Когда пора переходить с таблицы на CRM
- Обращения приходят из нескольких мессенджеров и площадок.
- С клиентами работает больше одного человека.
- Файл заполняют «потом», и он отстаёт от реальности.
- Обещания перезвонить забываются.
- Нужно видеть, как менеджеры общаются с покупателями.
Подробнее о признаках — в статье «Учёт клиентов: как вести базу и в какой программе».
Как перенести данные в CRM
- Удалите дубли и приведите телефоны к одному формату.
- Оставьте только столбцы, которые реально используете.
- Загрузите файл в CRM — большинство систем принимают Excel.
- Настройте этапы так же, как они были в Excel, — команде будет проще привыкнуть.
- Подключите мессенджеры, чтобы новые обращения попадали в систему сами.
Как это устроено в Mestra
Mestra — наш продукт. Если Excel уже не справляется, в Mestra базу можно перенести за один раз, а дальше база будет обновляться сама:
- Перенос из Excel или старой CRM при запуске.
- Обращения из мессенджеров и площадок — WhatsApp, Telegram, MAX, ВКонтакте, Instagram, ЦИАН, Авито — сразу попадают в карточки.
- Задачи и напоминания вместо столбца «следующий шаг».
- Экспорт базы в Excel в любой момент — данные остаются вашими.
- Аналитика без формул: конверсия, источники, причины отказов.
Частые вопросы
Можно ли бесплатно сделать CRM в Google Таблицах? Да. Создайте столбцы для контактов, источника, этапа и следующего шага или скачайте наш шаблон выше.
Чем CRM отличается от таблицы? Excel заполняют вручную, а в CRM обращения из мессенджеров попадают сами, задачи напоминают о себе, а руководитель видит воронку и переписку.
Как перенести клиентов из Excel в CRM? Почистите файл от дублей и загрузите его через импорт. В Mestra перенос входит в запуск.
До какого размера бизнеса хватает Excel? Обычно пока вы работаете один и обращений немного. Как только появляется команда и несколько каналов, файл начинает отставать.
Итог
Excel — хороший первый шаг, особенно с готовым шаблоном. Но как только заявки начинают теряться, а заполнение откладывается на потом, пора переходить в систему, где база обновляется сама.
Попробуйте Mestra 15 дней бесплатно, без банковской карты: перенесите базу и подключите мессенджеры за 10 минут. Начать на app.mestra.chat
