Канбан-доска и задачи в CRM: как вести проекты по этапам, срокам и ответственным без отдельной системы
Управление5 мин чтения
Как вести задачи и проекты в CRM: этапы работы, сроки по каждому этапу, ответственные, канбан-доска и готовые шаблоны процессов под отрасль — с примерами.
Многие компании ведут клиентов в CRM, а работу по ним — в отдельном таск-менеджере или в чатах.
В итоге руководитель не видит, на каком этапе заказ, кто его держит и почему сроки сорвались.
Разберём, как устроить задачи и проекты прямо в CRM, чтобы клиент, сделка и работа по ней были в одном месте.
Расчёт за минуту
- Выпишите шаги типичного заказа от заявки до оплаты.
- Для каждого шага укажите срок и ответственного.
- Постройте канбан-доску: колонка = шаг процесса.
- Через неделю посмотрите, в какой колонке скапливаются карточки, — там узкое место.
Что такое канбан-доска
Канбан-доска — способ показать работу колонками. Каждая колонка — этап, каждая карточка — заказ или поручение. Карточки двигаются слева направо по мере работы.
Возможные статусы на канбан-доске зависят от процесса. Например, для ремонта: «Замер», «Смета», «Договор», «Работы», «Сдача», «Оплата».
Метод канбан появился в производственной системе Toyota как способ управлять потоком работ «точно вовремя». В 2010 году Дэвид Андерсон описал его применение для офисной и интеллектуальной работы в книге «Kanban», и с тех пор канбан-доски стали стандартом для команд продаж, сервиса и разработки.
Как сделать канбан-доску за 10 минут
- Опишите процесс. Возьмите последний выполненный заказ и выпишите, через какие шаги он прошёл.
- Сделайте колонки. Один шаг — одна колонка. Обычно хватает 4–7 колонок.
- Добавьте карточки. Каждый текущий заказ — одна карточка в нужной колонке.
- Назначьте ответственных и сроки на каждую карточку.
- Договоритесь о правилах: кто и когда двигает карточки, что значит «готово».
Ограничение незавершённой работы
Главное правило канбана — ограничивать количество работы в каждой колонке. Если в колонке «Смета» уже пять заказов, новый не берут, пока не освободится место. Так проблема становится видна сразу: команда не набирает десятки начатых дел, а доводит их до конца.
| Колонка | Ограничение | Что делать при превышении |
|---|---|---|
| Замер | 6 | Перераспределить выезды |
| Смета | 5 | Подключить второго сметчика |
| Работы | 4 бригады | Сдвинуть старт новых объектов |
Канбан-доска онлайн: отдельный сервис или CRM
| Отдельный сервис | Канбан в CRM | |
|---|---|---|
| Связь с клиентом и перепиской | Нет, нужно искать в другой системе | Карточка связана с клиентом |
| Деньги и счета | Отдельно | В той же системе |
| Ввод данных | Дублируется | Один раз |
| Когда подходит | Внутренние проекты команды | Работа с заказами клиентов |
Если доска нужна для работы с клиентами — заказы, услуги, сделки, — удобнее вести её в CRM. Для внутренних проектов без клиентов подойдёт и отдельная бесплатная канбан-доска онлайн.
Задача или проект
| Простая задача | Задача-проект | |
|---|---|---|
| Пример | Перезвонить клиенту | Ремонт квартиры, подготовка тура, курс лечения |
| Шаги | Нет | Несколько шагов с названиями |
| Сроки | Один | Общий срок и срок каждого шага |
| Ответственные | Один | Свой ответственный или группа на каждом шаге |
| Возврат назад | Не нужен | Можно вернуть на прошлый шаг |
Примеры процессов по отраслям
| Отрасль | Шаги процесса |
|---|---|
| Недвижимость | Заявка → Подбор → Показ → Бронь → Сделка |
| Клиника | Запись → Приём → Лечение → Контрольный визит |
| Строительство и ремонт | Замер → Смета → Договор → Работы → Сдача |
| Образование | Заявка → Пробное занятие → Договор → Обучение |
| Туризм | Запрос → Подбор → Бронирование → Документы → Поездка |
Почему отдельный таск-менеджер часто лишний
- Работа отрывается от клиента — нужно искать переписку в другом месте.
- Сроки и деньги живут отдельно — непонятно, оплачен ли этап.
- Сотрудники дублируют данные в двух системах.
Как это устроено в Mestra
- Проект внутри задачи: к ней привязаны клиент и товар или услуга, а работа идёт по этапам.
- Шаги с названиями, общий срок и срок каждого шага.
- Ответственный на каждом этапе — один сотрудник или группа; к этапам можно добавлять заметки и возвращать задачу на прошлый этап.
- Канбан-доска с колонками-этапами.
- Готовые шаблоны процессов под отрасль — выбираете сферу, и всё уже настроено.
- Права доступа — каждый видит свою работу, руководитель — всю доску.
Подробнее о ролях — в статье роли и права доступа в CRM.
Частые вопросы
Есть ли в Mestra канбан-доска?
Да. Работу можно смотреть доской с колонками по этапам процесса.
Можно ли назначить разных ответственных на разные этапы?
Да. На каждом этапе — свой ответственный или группа сотрудников, со своим сроком.
Есть ли диаграмма Ганта?
Нет. Для большинства сервисных компаний достаточно этапов, сроков и канбан-доски. Если нужна диаграмма Ганта для сложных строительных проектов, её можно вести в отдельном инструменте.
Нужно ли настраивать этапы с нуля?
Нет. В Mestra есть готовые шаблоны под отрасль, их можно изменить под себя.
Итог
Когда этапы, сроки и поручения живут в той же системе, что и клиенты, руководитель видит всю работу целиком и замечает задержки до того, как их заметит клиент.
В Mestra каждая задача может стать проектом с этапами, сроками и ответственными, а канбан-доска показывает картину за секунду.
